Videoovervågning i virksomheder: regler, GDPR og medarbejderrettigheder
At implementere overvågning er en effektiv metode til at højne sikkerheden, men det kræver et indgående kendskab til lovgivningen for at undgå bøder og mistillid. Der er nemlig en lang række juridiske krav, der skal opfyldes, når man sætter kameraer op på en arbejdsplads, hvor folk har deres daglige gang. I dette blogindlæg kommer vi nærmere ind på reglerne for videoovervågning til erhverv, så I kan sikre både værdigenstande og medarbejdere korrekt.
Nedenstående blogindlæg er vejledende, og vi anbefaler altid konkret, professionel rådgivning for at sikre korrekt installation, der overholder gældende lovgivning.
Hvilke områder må man overvåge og med hvilket formål?
Når en virksomhed ønsker at opsætte kameraer, er det helt grundlæggende krav, at der skal være et sagligt formål med overvågningen. Det er ikke tilladt blot at overvåge for at holde øje med, om de ansatte arbejder hurtigt nok, eller hvor ofte de holder pauser. Der skal være en konkret, sikkerhedsmæssig begrundelse, som vejer tungere end hensynet til den enkeltes privatliv. Typiske saglige formål inkluderer forebyggelse af tyveri, bekæmpelse af svind, sikring af medarbejdernes tryghed eller overvågning af produktionsanlæg af sikkerhedshensyn.
Det er afgørende, at man kun overvåger sine egne områder. Det betyder, at kameraerne skal være vinklet, så de udelukkende filmer virksomhedens matrikel, indgange eller facader. Man må under ingen omstændigheder filme offentlig vej, gade eller naboens grund, da dette krænker privatlivets fred for forbipasserende. Der er desuden meget klare grænser for, hvor indendørs kameraer må placeres. Det er strengt forbudt at opsætte overvågning på steder, hvor medarbejdere eller kunder har en rimelig forventning om privatliv.
Dette gælder især toiletter, omklædningsrum og baderum, hvor overvågning aldrig kan retfærdiggøres, uanset formålet. Selv i frokoststuer eller opholdsrum bør man være yderst tilbageholdende og kun overvåge, hvis der er en meget tungtvejende grund, såsom gentagne tyverier, der ikke har kunnet stoppes på anden vis. Fokus skal altid ligge på at beskytte værdier og mennesker, eksempelvis ved varekørsel, lagerindgange eller kasseapparater, hvor risikoen for kriminalitet er størst.
GDPR og medarbejdernes rettigheder ved overvågning
Videoovervågning, hvor personer kan identificeres, betragtes som behandling af personoplysninger. Derfor er det omfattet af databeskyttelsesforordningen, også kendt som GDPR. Det stiller store krav til, hvordan virksomheden håndterer de data, der indsamles via kameraerne. En af de vigtigste regler er oplysningspligten over for medarbejderne. Man må ikke igangsætte overvågning i det skjulte, medmindre der er tale om en meget specifik mistanke om strafbare forhold, og politiet er involveret.
Som udgangspunkt skal alle ansatte informeres tydeligt og klart, inden overvågningen startes. Det skal fremgå, hvor der overvåges, hvorfor der overvåges, og hvad optagelserne skal bruges til. Denne information kan med fordel skrives ind i personalehåndbogen eller udsendes som en officiel orientering, så der ikke opstår tvivl om vilkårene på arbejdspladsen. Åbenhed er nøglen til at bevare et godt arbejdsmiljø, da overvågning uden varsel kan skabe stor mistillid mellem ledelse og ansatte.
Medarbejderne har desuden ret til indsigt. Hvis en medarbejder bliver optaget, har vedkommende som udgangspunkt ret til at vide, om dataene gemmes, og i visse tilfælde se optagelserne, medmindre det strider mod andre væsentlige hensyn. Det er ledelsens ansvar at sikre, at optagelserne ikke bliver misbrugt eller vist til uvedkommende. Adgangen til overvågningsmaterialet skal begrænses til så få personer som muligt, typisk en sikkerhedsansvarlig eller HR-afdelingen, for at beskytte medarbejdernes privatliv bedst muligt.
Krav til skiltning og opbevaring af optagelser
For at videoovervågning til erhverv skal være lovlig, skal der altid skiltes tydeligt med det. Det er ikke nok blot at informere medarbejderne mundtligt; gæster, leverandører og kunder skal også gøres opmærksomme på, at de træder ind på et videoovervåget område. Skiltningen skal placeres i øjenhøjde ved alle indgange til det overvågede område, så ingen kan være i tvivl.
På skiltene skal det fremgå, hvem der er den dataansvarlige, altså virksomhedens navn, samt hvordan man kan komme i kontakt med virksomheden. Derudover bør formålet med overvågningen angives, for eksempel “Tyverisikring” eller “Adgangskontrol”. Korrekt skiltning har ikke kun en juridisk funktion. Den virker også præventivt over for potentielle indbrudstyve eller hærværksmænd.
Når det kommer til selve optagelserne, er der stramme regler for opbevaring. Som hovedregel må optagelser med personoplysninger gemmes i maksimalt 30 dage. Herefter skal de slettes automatisk, medmindre de skal bruges som bevis i en konkret sag om kriminalitet. Hvis der er sket et tyveri, må man gerne gemme den specifikke sekvens, indtil sagen er afsluttet hos politiet, men resten af materialet skal slettes løbende.
Sikkerheden omkring lagringssystemet er også essentiel. Optagelserne skal opbevares forsvarligt, så hackere eller uvedkommende ikke kan få adgang til dem. Dette indebærer ofte kryptering af data, brug af stærke adgangskoder og fysisk sikring af servere eller optagere. Datatilsynet fører tilsyn med, at disse regler overholdes, og brud på sikkerheden kan medføre alvorlige konsekvenser for virksomheden.
Tjekliste til lovlig videoovervågning i virksomheden
Det kan virke uoverskueligt at holde styr på alle reglerne, men ved at følge en struktureret tilgang kan man sikre, at man holder sig inden for lovens rammer. Nedenfor har vi samlet en liste over de vigtigste punkter, som enhver virksomhedsejer eller sikkerhedsansvarlig bør gennemgå, inden systemet tændes. Ved at krydse disse punkter af, minimerer I risikoen for fejl og sikrer en tryg hverdag for alle i bygningen.
Her er en tjekliste, der hjælper jer med at overholde reglerne:
- Er formålet med overvågningen sagligt (for eksempel tyveriforebyggelse eller sikkerhed)?
- Er medarbejderne blevet informeret skriftligt eller mundtligt, før overvågningen startede?
- Er der opsat tydelig skiltning ved alle indgange, der viser, at området er overvåget?
- Sikrer I, at der ikke filmes på toiletter, i omklædningsrum eller på offentlig vej?
- Er systemet indstillet til automatisk at slette optagelser efter maksimalt 30 dage?
- Er adgangen til optagelserne begrænset til kun få, relevante personer i virksomheden?
Få professionel rådgivning hos Sejer Security
Hos Sejer Security har vi mange års erfaring med at levere og installere sikkerhedsløsninger, der lever op til alle gældende lovkrav. Vi lægger stor vægt på at skræddersy installationen, så den matcher netop jeres behov for tryghed og driftssikkerhed, uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Vi står klar til at guide jer gennem reglerne, så I får et system, der både er effektivt og lovligt. Du kan altid kontakte os på telefon 70 70 17 70 eller via email på service@sejersecurity.dk, hvis du ønsker en uforpligtende dialog om jeres sikkerhed.
